19 Tips Abadi untuk Menjaga Pertemuan Singkat

Untuk anda yang masih bingung dalam pembuatan produk kosmetik, kini di jasa maklon kosmetik murah surabaya menyediakan jasa pembuatan produk personal seperti sabun herbal, body lotion, day cream, body care, skin care dan produk kosmetik milik anda sendiri.

Hak Cipta 2006 Deborah Torres Patel

Persiapan pertemuan menyeluruh meredakan kecemasan. Perencanaan yang baik menjamin bahwa pertemuan itu relevan, tidak dikuasai, dan tidak ditahan oleh peserta yang berseragam, membosankan, atau tidak tertarik. Ikuti 19 kiat tak lekang waktu ini untuk membuat rapat Anda berjalan sesuai jadwal dan tepat waktu.



Saat menyiapkan agenda Anda ...

1. Identifikasikan tujuan rapat Anda

2. Taruh barang yang paling penting dulu

3. Tetapkan hasil yang jelas untuk setiap poin

4. Dengan bijaksana memilih undangan pertemuan. Tanyakan kepada diri sendiri, "Siapa yang harus hadir?" "Haruskah peserta hadir untuk semua atau hanya bagian dari pertemuan?"

5. Tempatkan poin kontroversial menjelang akhir sehingga bagian awal pertemuan dapat mengalir dengan lancar

6. Jika Anda bekerja untuk organisasi besar dan tidak semua orang saling mengenal, mungkin diperlukan perkenalan yang sangat singkat. Jadwalkan waktu bagi orang-orang untuk berbagi dengan cepat, "Siapa saya, peran saya di perusahaan dan mengapa saya ada di sini."

Bagikan agenda spesifik setidaknya satu minggu sebelum pertemuan. Pastikan bahwa setiap orang yang hadir memiliki semua informasi yang mereka butuhkan dan bahwa presenter tahu dengan pasti berapa banyak waktu yang mereka berikan.

Ketika mengedarkan agenda, nyatakan bahwa rapat akan mulai tajam dan berakhir tepat waktu. Ini akan secara halus mengatur nada untuk rapat yang efisien. Tentunya, sangat penting bahwa kursi pertemuan tetap pada garis waktu.


Hari pertemuan ...

1. Melatih presentasi Anda (jika ada)

2. Datang lebih awal

3. Periksa peralatan

4. Sajikan kopi, teh, air atau minuman sebelum pertemuan 30-60 menit. Setiap pertemuan lebih dari 30 menit harus menyediakan minuman di seluruh ruangan.

5. Jika ini adalah pertemuan penting, ajak rekan Anda untuk mencatat sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada rapat. Alternatif bijaksana adalah mencatat pertemuan jika tidak ada keberatan dari peserta.

6. Hindari memberikan semua selebaran di awal karena orang sering membuka-buka dokumen bukannya penuh perhatian.

Sayangnya, rapat yang direncanakan dengan baik dapat digelincirkan oleh peserta rapat. Jika Anda memiliki kursi rapat yang tegas, dia dapat dengan mudah mengembalikan pertemuan ke jalurnya. Namun, siapa pun dapat masuk jika mereka memiliki kepercayaan diri atau pengaruh organisasi.

7. Postur yang tegak dan terbuka adalah perintah. Anda dapat mengubah volume, nada, kecepatan atau nada suara Anda untuk menjaga minat orang dan melibatkan mereka dengan hanya mencondongkan badan ke depan.

8. Pemantauan bahasa tubuh orang lain dapat membuat Anda tetap di atas pertemuan. Libatkan orang yang membungkuk atau tidak tertarik dengan meminta pendapat mereka.

9. Ketika giliran Anda untuk hadir, ingatkan orang lain bahwa tujuan Anda adalah untuk membuat pertemuan itu sesingkat mungkin. Niat Anda dapat memotivasi orang lain untuk melakukan hal yang sama.

10. Jika pembicara bertele-tele atau memiliki agenda pribadi, Anda dapat mengambil kendali dengan mengambil peran moderator dengan beberapa interupsi yang ditempatkan dengan baik seperti, “Bolehkah kami membahas item berikutnya dalam agenda kami?” Atau “Apakah mungkin untuk kita membahas detailnya nanti? Atau "Bisakah kita mendiskusikan secara spesifik offline?"

11. Sarankan istirahat toilet pendek untuk meregangkan jika pertemuan menyeret.

12. Jika argumen atau item yang tidak terselesaikan memperpanjang pertemuan, panggil bagian formal dari pertemuan untuk mengakhiri dan mengatur pertemuan terpisah untuk mengatasi masalah tersebut.

13. Sebelum mengakhiri pertemuan, tegaskan kepemilikan tugas dan tindakan tertentu.

Untuk memastikan waktu Anda yang berharga tidak direbut oleh pertemuan tanpa akhir, sampaikan terlebih dahulu bahwa Anda hanya tersedia untuk waktu pertemuan yang dijadwalkan dan dengan sopan maafkan diri Anda jika rapat berjalan lembur. Itu adalah hak Anda untuk pergi.


Mulai dan akhiri rapat Anda sendiri tepat waktu dan kembangkan reputasi untuk pertemuan singkat yang terorganisir dengan baik. Rekan Anda akan menghormati Anda dan berkontribusi lebih banyak ketika mereka merasa Anda menghargai waktu mereka.